Professionelles Projektmanagement
Professionelles Projektmanagement ist heutzutage der kritische Erfolgsfaktor im Wettbewerb um Marktanteile oder Marktpositionen. Geschäftsprozesse und Projekte müssen optimal gesteuert werden um den bestmöglichen Nutzen für ein Unternehmen zu liefern. An Projekte besteht der Anspruch in Time, in Budget und in Scope erfüllt zu werden. Nur dann gelten sie als erfolgreich. Doch wie erreicht man dies?
Gutes Projektmanagement ist jedoch auch in Projekten notwendig, die am Ende möglicherweise nicht als erfolgreich oder auch nicht als final abgeschlossen gelten. Gutes Projektmanagement zeichnet sich durch ein intensives Risikomanagement aus, das dazu führen kann Projekte frühzeitig zu beenden, sie abzubrechen oder neu auszurichten.
Andererseits lassen sich gescheiterte Projekte in vielen Fällen auch auf ein mangelndes Projektmanagement zurückführen. Beispielsweise hat die Bankenkrise gezeigt, dass fehlendes Risikomanagement und mangelnde Kontrolle gravierende Folgen haben können. Fehler in der Kabelinstallation und zu gering berechnete Kabellängen haben die Produktion des Airbus A 380 verzögert. Durch die nicht optimale Einführung des G8 an deutschen Gymnasien kämpfen viele Schüler und Lehrer bis heute mit vielen Schwächen. Aber auch Michael Schumacher hätte bei besserem Projektmanagement die Chance gehabt nach seiner damaligen Rückkehr in die Formel 1 zufriedenstellendere Ergebnisse einzufahren.
Wenn heutzutage ein Projekt scheitert, wird die Schuld nicht selten dem Projektmanagement zugeschrieben. Mit dem Projektverantwortlichen hat man schnell einen Sündenbock gefunden, dem man zu Beginn des Projekts die gesamte Verantwortung übertragen hat. Scheitert das Projekt, ganz egal aus welchen Gründen, weist man eben dem Projektmanagement die Schuld zu. Dies führt dazu, dass immer weniger Mitarbeiter bereit sind verantwortungsvolle Projektmanagementaufgaben zu übernehmen, da ihnen das Risiko des Misserfolgs zu hoch ist. Doch mit der Auswahl der richtigen Projektmanagementmethode und der zu einem Projekt und zu einem Unternehmen passenden Vorgehensweise lassen sich viele Risiken rechtzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen definieren. Dazu ist es jedoch notwendig qualifizierte und erfahrene Mitarbeiter einzusetzen. Wann es sinnvoll ist welche Methode einzusetzen soll im folgenden näher erläutert werden. Schon jetzt ist jedoch darauf hinzuweisen, dass die einfache Auswahl und der Einsatz eines PM-Werkzeugs nur wenig mit der Umsetzung einer Projektmangement-Methode zu tun hat: "Laden Sie sich doch mal eine kostenlose Projektmanagement-Software aus dem Netz machen Sie einen Plan", kann kein Start eines Projekts sein und keine geeignete Auswahl für einen Projektmanager!
Professionelles Projektmanagement bedarf professioneller Methoden. Mit PMbok und PRINCE/2 existieren neben anderen zwei Schwergewichte mit denen man in der Lage ist Projekte, gleich welcher Art, bestmöglich zu managen.
PMbok (Project Management Body of knowledge)
PMbok ist die weltweit am meisten eingesetzte Projektmangement-Methode. Sowohl in der Literatur als auch im Netz lassen sich umfangreiche Beschreibungen darüber finden. Die ersten standardisierten Konzepte zum Thema Projektmanagement wurden 1976 von der PMI (Project Management Institute) im Rahmen eines Symposiums vorgestellt und anschließend weiterentwickelt. 1981 wurde PMBOK vorgestellt womit Projektmanagement als eigene und selbständige Disziplin etabliert wurde. Jedoch konnte erst 1986 der erste vollständige Entwurf von PMbok veröffentlicht werden. Seitdem haben weitere Überarbeitungen und Erweiterungen stattgefunden. Die letzte Version (vierte Edition) stammt aus dem Jahr 2009. PMBOK findet in Amerika eine starke Verbreitung.
Der PMbok GUIDE stellt einen Auszug der gesamten PMbok Methodik dar. In ihm werden die Teile von PMBOK dargestellt und beschrieben, die als good practise anerkannt sind. Das heißt, dass das Wissen und die Anwendung dieser Teilmenge von PMBOK fast immer auf fast alle Projekte anwendbar ist und eine große Übereinstimmung über deren Wert und Nützlichkeit besteht. Es besteht Einigkeit bei den Anwendern der Methode darüber, dass die korrekte Anwendung dieser Fähigkeiten, Werkzeuge und Techniken die Chancen auf ein erfolgreiches Projekt vergrößern. Der Guide beschäftigt sich mit 42 Prozessen, die in fünf Gruppen und neun Wissensbereiche gegliedert sind. Der Initiierung eines Prozesses folgt dessen Planung. Der Planung folgt die Ausführung, Begleitung und Überwachung. Planung, Ausführung und Monitoring sind iterativ, das heißt sie können sich beliebig oft wiederholen. Hat ein Prozess sein Ziel erreicht, so wird er abgeschlossen. Jeder Prozess hat Inputs, dabei handelt es sich um Dokumente oder dokumentierbare Items, worauf er seine Prozess-eigenen Mechanismen zur Erzeugung von Outputs anwendet.
Gemäß PMbok muss ein Projektmanager wichtige Eigenschaften besitzen um ein Projekt erfolgreich führen und abschließen zu können. Dabei handelt es sich um: Führungsfähigkeiten, Teambuilding, Motivation, Kommunikation, Beeinflussung, Entscheidungen fällen, politische und kulturelle Wahrnehmung und Verhandlungsgeschick. Unter Einsatz dieser Fähigkeiten muss er/sie in der Lage sein den Umfang des Projekts, die Qualität, den Zeitplan, das Budget, die Ressourcen und das Risiko zu managen.
PRINCE/2
PRINCE/2 (PRojects IN Controlled Environments) ist eine strukturierte Methode für effektives Projektmanagement und der tatsächliche Standard innerhalb der britischen Behörden. International wird die Methode überall angewandt und anerkannt, sowohl innerhalb der privaten als auch der behördlichen Sektoren.
PRINCE/2 liefert durch eine kontrollierte Nutzung von Menschen und Mitteln und der Möglichkeit Betriebs- und Projektrisiken effektiver zu kontrollieren Vorteile für Manager und Verwalter von Projekten und für Organisationen. PRINCE/2 ist best practice. Die Methode wird allgemein anerkannt und gewährleistet eine gemeinsame Sprache für alle am Projekt Beteiligten.
PRINCE/2 arbeitet mit Komponenten und Prozessen. Folgende Komponenten werden verwendet: Organisation, Phasen, Pläne, Kontrollmechanismen, Qualität, Risiko, Konfigurationsmanagement und Änderungsmanagement. Das PRINCE/2-Prozessmodell beinhaltet folgenden Prozesse: Starten eines Projekts, Initiieren eines Projekts, Dirigieren eines Projekts, Kontrollieren einer Phase, Managen Phasenübergabe, Managen Phasenübergänge, Abschließen eines Projekts und Planung.
In PRINCE/2 lassen sich vier spezifische Techniken unterscheiden:
Produktorientierte Planung, wobei eine Produktdekompositionsstruktur, Produktbeschreibungen und ein Produktflussdiagramm die Basis für den Aufbau der Planung bilden.
Qualitätsbeurteilung, wobei festgestellt wird, inwiefern die übergebenen Dokumente die Anforderungen des Auftraggebers erfüllen.
Änderungsmanagement, wobei der Umgang mit Veränderungen in Bezug auf Prozess und Produkt während des Projekts festgelegt wird und die sich daraus ergebenden Änderungen derartig kontrolliert werden, dass das Projekt immer die Ergebnisse hervorbringt, die für den Benutzer relevant sind.
Projektarchivstruktur, die für die Zugänglichkeit und Richtigkeit der gespeicherten Daten sorgt.
Prince/2 besteht aus 8 Komponenten und 8 Prozessen, die wiederum 45 Unterprozesse beinhalten können, die vorgeschriebene Aktionen empfehlen. Weiterhin exisitieren 10 Rollen, 36 Management-Produkte und komponenten-basierende Checklisten.
Im Gegensatz zu anderern Methodiken entscheidet bei PRINCE/2-Projekten der Lenkungsausschuss über die weitere Vorgehensweise innerhalb des Projekts. Der Projektmanager erhält lediglich einen durch Toleranzen festgelegten Spielraum in dem es ihm erlaubt ist selbständig Entscheidungen zu treffen. Dies reduziert das Risiko von Fehlentscheidungen und sorgt für eine permanente Einbindung des Managements und des Auftraggebers in das Projekt.
Mit der in 2009 erfolgten Anpassung und Modernisierung der PRINCE/2 Methodik hat sich die Anazhl der Komponenten und Prozesse reduziert und es erfolgte eine Vereinfachung der Methodik. Ergänzt wurde sie jedoch um ein spezielles Handbuch für Projektsponsoren und Mitglieder des Lenkunsgsausschusses. An den Änderungen haben mehr als 170 Organisationen und Einzelpersonen mitgearbeitet. Die geänderte Methodik wurde in verschiedenen Pilotprojekten erfolgreich eingesetzt.
Im unten stehenden Downloadbereich finden Sie weitere Informationen zum Thema Projektmanagement und dessen Anwendung. Wenn Sie Interesse an einer professionellen Einführung haben oder Unterstützung benötigen, melden Sie sich doch einfach!
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PRINCE 2009 vs. PRINCE 2005
Projektmanagement im Vertrieb
10 Gründe warum Projekte scheitern
Anforderungen an einen professionellen Projektmanager