Professionelles
Projektmanagement ist
heutzutage der kritische Erfolgsfaktor im Wettbewerb um Marktanteile
oder Marktpositionen. Geschäftsprozesse und Projekte müssen
optimal gesteuert werden um den bestmöglichen Nutzen für
ein Unternehmen zu liefern. An Projekte besteht der Anspruch in Time,
in Budget und in Scope erfüllt zu werden. Nur dann gelten sie
als erfolgreich. Doch wie erreicht man dies?
Gutes
Projektmanagement ist jedoch auch
in Projekten notwendig, die am Ende möglicherweise nicht als
erfolgreich oder auch nicht als final abgeschlossen gelten. Gutes
Projektmanagement zeichnet sich durch ein intensives Risikomanagement
aus, das dazu führen kann Projekte frühzeitig zu beenden,
sie abzubrechen oder neu auszurichten. Andererseits lassen sich
gescheiterte Projekte in vielen Fällen auch auf ein mangelndes
Projektmanagement zurückführen. Beispielsweise hat die
Bankenkrise gezeigt, dass fehlendes Risikomanagement und mangelnde
Kontrolle gravierende Folgen haben können. Fehler in der
Kabelinstallation und zu gering berechnete Kabellängen haben die
Produktion
des Airbus A 380 verzögert. Durch die nicht optimale Einführung
des G8 an deutschen Gymnasien kämpfen viele Schüler und
Lehrer bis heute mit vielen Schwächen. Aber auch Michael
Schumacher hätte bei besserem Projektmanagement die Chance
gehabt nach seiner Rückkehr zufriedenstellendere Ergebnisse
einzufahren.
Wenn
heutzutage ein Projekt scheitert,
wird die Schuld nicht selten dem Projektmanagement zugeschrieben. Mit
dem Projektverantwortlichen hat man schnell einen Sündenbock
gefunden, dem man zu Beginn des Projekts die gesamte Verantwortung
übertragen hat. Scheitert das Projekt, ganz egal aus welchen
Gründen, weist man eben dem Projektmanagement die Schuld zu.
Dies führt dazu, dass immer weniger Mitarbeiter bereit sind
verantwortungsvolle Projektmanagementaufgaben zu übernehmen, da
ihnen das Risiko des Misserfolgs zu hoch ist. Doch mit der Auswahl
der richtigen Projektmanagementmethode und der zu einem Projekt und
zu einem Unternehmen passenden Vorgehensweise lassen sich viele
Risiken rechtzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen definieren.
Dazu ist es jedoch notwendig qualifizierte und erfahrene Mitarbeiter
einzusetzen. Wannes sinnvoll
ist welche Methode einzusetzen soll im
folgenden näher erläutert werden. Schon jetzt ist jedoch
darauf hinzuweisen, dass die einfache Auswahl und der Einsatz eines
PM-Werkzeugs nur wenig mit der Umsetzung einer
Projektmangement-Methode zu tun hat: "Laden Sie sich doch mal
eine kostenlose Projektmanagement-Software aus dem Netz machen Sie
einen Plan" kann kein Start eines Projekts sein und keine geeignete
Auswahl für einen Projektmanager!
Professionelles
Projektmanagement
bedarf professioneller Methoden. Mit PMbok
und PRINCE/2 existieren
neben anderen zwei Schwergewichte mit denen man in der Lage ist
Projekte gleich welcher Art bestmöglich zu managen.
PMbok
(Project Management Body of
knowledge)
PMbok
ist die weltweit am meisten
eingesetzte Projektmangement-Methode. Sowohl in der Literatur als
auch im Netz lassen sich umfangreiche Beschreibungen darüber
finden. Die ersten standardisierten Konzepte zum Thema
Projektmanagement wurden 1976 von der PMI (Project Management
Institute) im Rahmen eines Symposiums vorgestellt und anschließend
weiterentwickelt. 1981 wurde PMBOK vorgestellt womit
Projektmanagement als eigene und selbständige Disziplin
etabliert wurde. Jedoch konnte erst 1986 der erste vollständige
Entwurf von PMbok veröffentlicht werden. Seitdem haben weitere
Überarbeitungen und Erweiterungen stattgefunden. Die letzte
Version (vierte Edition) stammt aus dem Jahr 2009. PMBOK findet in
Amerika eine starke Verbreitung.
Der
PMbok GUIDE stellt einen Auszug der
gesamten PMbok Methodik dar. In ihm werden die Teile von PMBOK
dargestellt und beschrieben, die als good
practise anerkannt
sind. Das heißt, dass das Wissen und die Anwendung dieser
Teilmenge von PMBOK fast immer auf fast alle Projekte anwendbar ist
und eine große Übereinstimmung über deren Wert und
Nützlichkeit besteht. Es besteht Einigkeit bei den Anwendern der
Methode darüber, dass die korrekte Anwendung dieser Fähigkeiten,
Werkzeuge und Techniken die Chancen auf ein erfolgreiches Projekt
vergrößern. Der Guide beschäftigt sich mit 42
Prozessen, die in fünf Gruppen und neun Wissensbereiche gegliedert
sind.
Der Initiierung eines Prozesses folgt dessen Planung. Der Planung
folgt die Ausführung, Begleitung und Überwachung. Planung,
Ausführung und Monitoring sind iterativ, das heißt sie
können sich beliebig oft wiederholen. Hat ein Prozess sein Ziel
erreicht, so wird er abgeschlossen. Jeder Prozess hat Inputs, dabei
handelt es sich um Dokumente oder dokumentierbare Items, worauf er
seine Prozess-eigenen Mechanismen zur Erzeugung von Outputs anwendet.
Gemäß PMbok muss ein
Projektmanager wichtige Eigenschaften besitzen um ein Projekt
erfolgreich führen und abschließen zu können. Dabei
handelt es sich um: Führungsfähigkeiten, Teambuilding,
Motivation, Kommunikation, Beeinflussung, Entscheidungen fällen,
politische und kulturelle Wahrnehmung und Verhandlungsgeschick. Unter
Einsatz dieser Fähigkeiten muss er/sie in der Lage sein den
Umfang des Projekts, die Qualität, den Zeitplan, das Budget, die
Ressourcen und das Risiko zu managen.
PRINCE/2
PRINCE/2
(PRojects IN
Controlled Environments) ist eine strukturierte Methode für
effektives Projektmanagement und der tatsächliche Standard
innerhalb der britischen Behörden. International wird die
Methode überall angewandt und anerkannt, sowohl innerhalb der
privaten als auch der behördlichen Sektoren.
PRINCE/2
liefert durch
eine kontrollierte Nutzung von Menschen und Mitteln und der
Möglichkeit Betriebs- und Projektrisiken effektiver zu
kontrollieren Vorteile für Manager und Verwalter von Projekten
und für Organisationen. PRINCE/2 ist best
practice. Die
Methode wird allgemein anerkannt und gewährleistet eine
gemeinsame Sprache für alle am Projekt Beteiligten.
PRINCE/2
arbeitet mit
Komponenten und Prozessen. Folgende
Komponenten werden verwendet: Organisation,
Phasen, Pläne,
Kontrollmechanismen, Qualität, Risiko, Konfigurationsmanagement
und
Änderungsmanagement. Das
PRINCE/2-Prozessmodell beinhaltet folgenden Prozesse:
Starten
eines Projekts, Initiieren eines Projekts, Dirigieren
eines Projekts, Kontrollieren einer Phase, Managen Phasenübergabe,
Managen Phasenübergänge, Abschließen eines Projekts
und Planung.
In
PRINCE/2 lassen sich vier spezifische Techniken unterscheiden:
Produktorientierte
Planung, wobei eine Produktdekompositionsstruktur,
Produktbeschreibungen und ein Produktflussdiagramm die Basis für
den Aufbau der Planung bilden.
Qualitätsbeurteilung,
wobei festgestellt wird, inwiefern die übergebenen Dokumente die
Anforderungen des Auftraggebers erfüllen.
Änderungsmanagement,
wobei der
Umgang mit Veränderungen in Bezug auf Prozess und Produkt
während des Projekts festgelegt wird und die sich daraus
ergebenden Änderungen derartig kontrolliert werden, dass das
Projekt immer die Ergebnisse hervorbringt, die für den Benutzer
relevant sind.
Projektarchivstruktur,
die für die Zugänglichkeit und Richtigkeit der
gespeicherten Daten sorgt.
Prince/2
besteht aus 8 Komponenten und 8 Prozessen, die wiederum 45
Unterprozesse beinhalten können, die vorgeschriebene Aktionen
empfehlen. Weiterhin exisitieren 10 Rollen, 36 Management-Produkte und
komponenten-basierende Checklisten.
Im
Gegensatz zu anderern Methodiken entscheidet bei PRINCE/2-Projekten der
Lenkungsausschuss über die weitere Vorgehensweise innerhalb des
Projekts. Der Projektmanager erhält lediglich einen durch Toleranzen
festgelegten Spielraum in dem es ihm erlaubt ist selbständig
Entscheidungen zu treffen. Dies reduziert das Risiko von
Fehlentscheidungen und sorgt für eine permanente Einbindung des
Managements und des Auftraggebers in das Projekt.
Mit der in
2009 erfolgten Anpassung und Modernisierung der PRINCE/2 Methodik hat
sich die Anazhl der Komponenten und Prozesse reduziert und es erfolgte
eine Vereinfachung der Methodik. Ergänzt wurde sie jedoch um ein
spezielles Handbuch für Projektsponsoren und Mitglieder des
Lenkunsgsausschusses. An den Änderungen haben mehr als 170
Organisationen und Einzelpersonen mitgearbeitet. Die geänderte Methodik
wurde in verschiedenen Pilotprojekten erfolgreich eingesetzt.
Im
nebenstehenden Downloadbereich finden Sie weitere Informationen zum
Thema Projektmanagement und dessen Anwendung. Wenn Sie Interesse an
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Informationen wertvoll für Sie waren,
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